Patente a Crediti für Arbeitnehmer in Italien

Das neue System „Patente a Crediti“ in Italien

Ab Oktober 2024 ist das italienische System patente a crediti nun eine wichtige Compliance-Maßnahme für Unternehmen Entsendung von Arbeitnehmern in Italieninsbesondere im Bausektor.

Dieses „punktebasierte Lizenzsystem“, das mit dem Decreto Ministeriale 132/2024 eingeführt wurde, schreibt vor, dass sowohl einheimische als auch ausländische Unternehmen eine digitale Patente erwerben müssen, um legal auf temporären oder mobilen Baustellen zu arbeiten.

Für Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Italien entsenden, bedeutet diese neue Verordnung eine strenge Einhaltung der Gesetze in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und soziale Sicherheit.

Die patente a crediti dient als dynamischer Compliance-Tracker, bei dem Punkte auf der Grundlage der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewonnen oder verloren werden.

Zu den Risiken der Nichteinhaltung gehören die Aussetzung des patente a crediti, finanzielle Strafen und mögliche Verbote der Projektfortsetzung, die sich direkt auf die Fähigkeit der Unternehmen auswirken, Teams in Italien einzusetzen.

Diese Verlagerung erhöht nicht nur die Verantwortlichkeit, sondern verstärkt auch Italiens Engagement für die Sicherheit der Arbeitnehmer und die rechtliche Transparenz, so dass es für ausländische Unternehmen entscheidend ist, diese Anforderungen zu verstehen und zu integrieren, bevor sie Arbeitnehmer nach Italien entsenden.

Voraussetzungen für das Patente a Crediti für Arbeitnehmer in Italien

1. Registrierung bei den italienischen Behörden: Unternehmen müssen bei der Handelskammer, der Industrie-, Handwerks- oder Landwirtschaftskammer registriert sein.
2. Schulung der Arbeitnehmer und Einhaltung der Sicherheitsvorschriften: Die Arbeitgeber müssen bescheinigen, dass alle Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Gesundheits- und Sicherheitsschulungen gemäß den italienischen Standards des Gesetzesdekrets Nr. 81/2008 absolviert haben.
3. Beitragskonformität: Ein gültiges Durc (Documento Unico di Regolarità Contributiva), das die aktuellen Sozialversicherungsbeiträge nachweist, ist unerlässlich.
4. Dokumentation der Risikobewertung: Unternehmen müssen gemäß den italienischen Vorschriften ein umfassendes Dokument zur Risikobewertung vorlegen.
5. Steuerliche Konformität: Es muss eine Bescheinigung über die steuerliche Konformität gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 241/1997 vorliegen.
6. Ernennung von Sicherheitsbeauftragten: Nach italienischem Recht müssen Unternehmen eine verantwortliche Person für Sicherheit und Schutz am Arbeitsplatz ernennen.

Voraussetzungen für EU-Unternehmen zur Erlangung des „Patente a Crediti“ in Italien

Gemäß dem Decreto Ministeriale 132/2024 unterscheiden sich die Anforderungen für EU- und Nicht-EU-Unternehmen leicht, wenn es um die Erteilung des patente a punti für den Einsatz auf italienischen Zeitarbeits- oder mobilen Baustellen geht. Hier finden Sie einen Überblick über die Anforderungen je nach Herkunft des Unternehmens:

1. Gleichwertige Dokumentation aus dem Heimatland: EU-Unternehmen können gleichwertige Unterlagen vorlegen, die von den zuständigen Behörden ihres Heimatlandes ausgestellt wurden, um die Einhaltung der Gesundheits-, Sicherheits- und Sozialversicherungsvorschriften nachzuweisen. Diese Unterlagen sollten die italienischen Anforderungen widerspiegeln, z. B. Risikobewertungen und Bescheinigungen über die Ausbildung der Arbeitnehmer.
2. Selbstzertifizierung: EU-Unternehmen können für bestimmte Dokumente, wie z.B. den Registrierungsstatus, die Sozialversicherungsbeiträge und die Einhaltung von Steuervorschriften eine Selbstzertifizierung vornehmen, die den italienischen Standards entspricht.
3. Erteilung des digitalen Patents: Sobald die Dokumente geprüft sind, wird das digitale Patente ausgestellt. EU-Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass sie die italienischen Vorschriften einhalten, da die Punkte auf der Grundlage ihrer Einhaltung der Vorschriften angepasst werden.
4. Ständiger Vertreter: Es wird empfohlen, dass EU-Unternehmen einen Vertreter in Italien ernennen, um die Einhaltung von Vorschriften und Meldepflichten effektiver zu gestalten.

Anforderungen für Nicht-EU-Unternehmen

A) Dokumentübersetzungen und Beglaubigungen: Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern müssen beglaubigte Übersetzungen der wichtigsten Dokumente vorlegen, um sicherzustellen, dass sie die italienischen Anforderungen erfüllen, insbesondere in Bereichen wie Gesundheits- und Sicherheitsstandards und Beitragspflicht.

B) Überprüfung der Einhaltung der italienischen Vorschriften: Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern müssen ihre Compliance-Dokumente von den italienischen Behörden überprüfen und gegebenenfalls übersetzen oder offiziell anerkennen lassen, um sicherzustellen, dass sie die lokalen Standards für Gesundheit, Sicherheit und soziale Sicherheit erfüllen.

C) Einreichung gleichwertiger Dokumente: Ähnlich wie EU-Unternehmen können auch Nicht-EU-Unternehmen gleichwertige Unterlagen aus ihrem Heimatland einreichen. Diese Unterlagen müssen jedoch in Italien formell anerkannt werden, und es können zusätzliche Validierungen erforderlich sein, um den italienischen Rechtsstandards zu entsprechen.

D) Ständiger Vertreter: Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern sollten unbedingt einen ständigen Vertreter in Italien haben, um eine reibungslose Kommunikation mit der italienischen Arbeitsaufsichtsbehörde zu gewährleisten und die Einhaltung der Vorschriften effizient zu verwalten.

E) Punktebasierte Überwachung und Compliance-Kontrollen: Nicht-EU-Unternehmen unterliegen ebenso wie EU-Unternehmen dem Punktesystem. Sie müssen ihre Unterlagen auf dem neuesten Stand halten und ihre Verpflichtungen in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und Steuern einhalten, andernfalls drohen ihnen Sanktionen, einschließlich der möglichen Aussetzung ihres Patents.

Verfahren zur Erlangung des Patente a Crediti für Arbeitnehmer in Italien

1. Online-Antragseinreichung: Anträge für das Patente werden über das Online-Portal der italienischen Arbeitsaufsichtsbehörde eingereicht. Ausländische Unternehmen können diesen Prozess über einen Vertreter oder Agenten abwickeln.
2. Selbstzertifizierung und Erklärungen: Das Unternehmen kann bestimmte Compliance-Aspekte, wie die Registrierung und den Beitragsstatus, selbst zertifizieren. In anderen Bereichen, wie z.B. Schulungen und Sicherheitsanforderungen, sind Erklärungen erforderlich, die gesetzliche Hinweise ersetzen.
3. Genehmigung und Erteilung eines digitalen Patents: Nach erfolgreicher Beantragung wird auf dem Portal eine digitale Patente ausgestellt. In dieser Lizenz werden der anfängliche Konformitätsstatus und die Gesamtpunktzahl, beginnend mit 30 Punkten, festgehalten.
4. Punktebasiertes Überwachungssystem: Das Patente wird aktiv überwacht, wobei Punkte auf der Grundlage der laufenden Einhaltung der Vorschriften hinzugefügt oder abgezogen werden. Für positive Maßnahmen wie zusätzliche Sicherheitsschulungen oder Zertifizierungen können sich die Punkte erhöhen, während bei Verstößen oder Sicherheitsverletzungen Punkte abgezogen werden.
5. Jährliche Erneuerungen und Aktualisierungen: Um ihre Gültigkeit zu erhalten, müssen Unternehmen ihren Compliance-Status auf dem neuesten Stand halten. Alle Änderungen, z. B. bei der Beitrags- oder Steuerpflicht, müssen umgehend gemeldet werden.

Ausländischen Unternehmen wird empfohlen, einen Vertreter in Italien zu ernennen, um diese Anforderungen effektiv zu erfüllen.

Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu Strafen, zur Aussetzung der Lizenz und zu Betriebseinschränkungen führen, was sich direkt auf die Fähigkeit auswirkt, Arbeitnehmer nach Italien zu entsenden und Projekte abzuschließen.

Zeitplan für das „Patente a Crediti“ -System

Die neuen Anforderungen für patente a crediti in Italien folgen einem bestimmten Zeitplan, um die Einhaltung zu gewährleisten. Hier ein Überblick über die entscheidenden zeitlichen Aspekte:

1. Zeitplan für den Antrag: Die Unternehmen müssen den Patentantrag über das Portal der Nationalen Arbeitsaufsichtsbehörde einreichen , bevor sie mit den Arbeiten vor Ort beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass das digitale Patente aktiv ist und die Punkte vor Beginn der Arbeiten festgelegt werden.
2. Bearbeitungsdauer: Die nationale Arbeitsaufsichtsbehörde bearbeitet Anträge in der Regel innerhalb weniger Wochen. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Anträge mindestens 30 Tage vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit einreichen, um genügend Zeit für die Prüfung und eventuell angeforderte zusätzliche Informationen zu haben.
3. Überprüfung und Aktualisierung von Punkten: Die Punkte werden in Echtzeit überprüft und aktualisiert, wenn Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften registriert werden. Unternehmen sollten jährliche Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften und regelmäßige Aktualisierungen einplanen, wenn sie neue Schulungsprogramme, Zertifizierungen oder Sicherheitsinvestitionen hinzufügen, die ihren Punktestand erhöhen könnten.
4. Erneuerung der Compliance und Berichterstattung: Das Patente erfordert eine jährliche Überprüfung, um seinen aktiven Status zu erhalten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Dokumente wie das Durc und Risikobewertungen aktuell bleiben. Alle Aktualisierungen sollten innerhalb von fünf Tagen nach einer Änderung der Compliance eingereicht werden, um Strafen zu vermeiden.
5. Zeitfenster für Strafen bei Nichteinhaltung: Wenn ein Verstoß festgestellt wird, wird den Unternehmen in der Regel eine bestimmte Frist (oft 30 Tage) eingeräumt, um kleinere Verstöße zu beheben. Schwerwiegendere Verstöße im Zusammenhang mit der Sicherheit können zu einer sofortigen Aussetzung führen, bis das Problem gelöst ist.

Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gültigen Patents, die Vermeidung von Projektverzögerungen und die Vermeidung von Strafen, die sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens auswirken könnten, Arbeitnehmer zu entsenden und Projekte in Italien abzuschließen.