PEC-Verpflichtungen für Unternehmen in Italien

Was ist PEC für Unternehmen in Italien?

Das System der zertifizierten elektronischen Post (PEC) ist in Italien eine gesetzlich anerkannte Form der digitalen Kommunikation, die einem Einschreiben entspricht. Es ist für Unternehmen unverzichtbar, da es eine offizielle und überprüfbare Kommunikation mit Behörden, Partnern und Kunden gewährleistet.

Aktuelle PEC-Verpflichtungen für Unternehmen in Italien

Nach geltendem italienischem Recht müssen alle Unternehmen eine PEC-Adresse haben und diese zum Zeitpunkt der Gründung im Handelsregister eintragen.

Diese Anforderung gilt sowohl für neu gegründete als auch für bestehende Unternehmen und gewährleistet, dass die offizielle Kommunikation sicher und nachvollziehbar ist.

Unternehmen, die es versäumen, eine aktive PEC-Adresse aufrechtzuerhalten, müssen mit Verwaltungsstrafen rechnen und riskieren, dass sie wesentliche Geschäftsvorgänge, wie die Einreichung von Jahresberichten oder vertragliche Vereinbarungen mit Behörden, nicht durchführen können.

Die neue PEC-Verpflichtung für Unternehmensleiter in Italien verstehen

Diese Anforderung ergibt sich aus dem Haushaltsgesetz 2025und zwar aus der Änderung von Artikel 5, Absatz 1, des Gesetzesdekrets Nr. 179/2012.

Am 12. März 2025 hat das italienische Ministerium für Unternehmen und Made in Italy (MIMIT) eine offizielle Mitteilung herausgegeben, in der die neue Verpflichtung für Geschäftsführer von Unternehmen erläutert wird, ihren digitalen Wohnsitz (PEC) beim Handelsregister zu registrieren.

Wer ist von dieser neuen Verordnung betroffen?

Mit der neuen Gesetzesaktualisierung müssen alle Geschäftsführer von in Italien gegründeten Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensstruktur (ob Personen- oder Kapitalgesellschaften), ihre PEC-Adresse erhalten und dem Handelsregister mitteilen. Ausnahmen gelten für nicht-kommerzielle Unternehmensformen, wie einfache Personengesellschaften, Konsortien und bestimmte Unternehmensnetzwerke.

Wie erhalte ich eine PEC in Italien?

Um diese neue Anforderung zu erfüllen, müssen die Direktoren die folgenden Schritte befolgen:

1. Wählen Sie einen PEC-Anbieter: Mehrere autorisierte Anbieter bieten PEC-Dienste an, darunter Aruba, Poste Italiane und InfoCert.
2. Registrieren Sie die PEC-Adresse: Der Direktor muss persönliche Ausweisdokumente vorlegen und den Registrierungsprozess beim Anbieter abschließen.
3. Benachrichtigen Sie das Unternehmensregister: Sobald die PEC aktiviert ist, muss sie formell über das Portal der italienischen Handelskammer registriert werden.

Frist für die Einhaltung

Für Unternehmen, die vor dem 1. Januar 2025 gegründet wurden, läuft die Frist für die Übermittlung der PEC-Daten ihrer Direktoren am 30. Juni 2025 ab. Die Nichteinhaltung kann zu Strafen und Verwaltungssanktionen führen.

Warum ist das wichtig?

Diese neue Vorschrift erhöht die Transparenz und stellt sicher, dass Unternehmensleiter für offizielle Mitteilungen zuverlässig erreicht werden können. Sie steht im Einklang mit den umfassenderen Bemühungen Italiens um die Digitalisierung und stärkt die Compliance und Sicherheit in der Unternehmenskommunikation.

Weitere Informationen über die Gründung von Unternehmen und das italienische Gesellschaftsrecht finden Sie hier:

• Italienische Firmengründung
• Gesellschaftsrecht in Italien

Wenn Sie Geschäftsführer eines Unternehmens in Italien sind, müssen Sie sich Ihre PEC-Adresse sichern und sie rechtzeitig registrieren lassen, um die neuesten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.