Ouvrez un bureau de représentation en Italie

L’ouverture d’un bureau de représentation en Italie peut être utile pour de nombreuses raisons.

Il n’est pas toujours nécessaire pour une société étrangère d’ouvrir une succursale en Italie pour exercer une activité, avec toutes les obligations qui en découlent.

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Bureau de représentation ou succursale, principales différences.

Le bureau de représentation est idéal lorsque l’entreprise étrangère n’a pas besoin d’un représentant stable en Italie.

Souvent, le bureau de représentation gère la première approche du marché italien en recherchant des clients potentiels, en menant des campagnes de marketing ou en répondant à des demandes émanant d’organismes gouvernementaux (AGCOM, ministère du travail).

Le bureau de représentation peut être un magasin, un entrepôt ou un bureau administratif sous le contrôle direct de la société étrangère, sans qu’il soit nécessaire d’avoir un représentant permanent de la société en Italie.

La différence substantielle entre le bureau de représentation et la succursale réside précisément dans l’établissement d’une représentation stable de l’entreprise en Italie.

Par conséquent, la succursale doit disposer d’un établissement permanent et désigner un ou plusieurs représentants affectés en permanence à la gestion de l’unité italienne.

D’autre part, le bureau de représentation n’a pas besoin de nommer de manière permanente le personnel qui représente l’entreprise.

L’entreprise étrangère peut décider d’ouvrir un bureau qui s’occupe d’obligations particulières et limitées dans le temps, comme l’exécution d’un contrat.

Ce bureau dépendra directement de la société mère étrangère et n’aura pas d’autonomie de décision ou de gestion, contrairement à l’établissement stable.

Conditions d’ouverture d’un bureau de représentation en Italie.

Comme nous l’avons dit, l’ouverture d’un bureau de représentation en Italie ne requiert aucune formalité particulière, telle que la présence obligatoire d’un notaire.

L’organe compétent de l’entreprise étrangère doit

1) Décider d’ouvrir un bureau de représentation en Italie ;
2) Indiquer l’adresse du siège en Italie ;
3) Obtenir un code fiscal personnel italien (Codice Fiscale) pour le directeur de la société ;
4) Obtenir un code fiscal italien pour la société étrangère ;
5) Communiquer l’ouverture à la Chambre de Commerce (REA) dans la juridiction du lieu choisi.

La résolution du conseil d’administration de la société étrangère doit être jointe à la communication de l’ouverture du bureau de représentation et doit donc être authentifiée, apostillée et traduite dans le pays d’origine.

Certains pays, comme la France, l’Irlande, l’Autriche et l’Allemagne, n’exigent pas d’apostille ; l ‘authentification du notaire est donc suffisante.

Lors de l’enregistrement auprès de l’AER, un certificat de bonne réputation de la société doit également être présenté afin de vérifier les pouvoirs du directeur et que la société étrangère n’est pas en faillite.

Activités annexes au bureau de représentation.

Parfois, en fonction des activités particulières que l’entreprise étrangère doit exercer en Italie, il peut être nécessaire d’exercer certaines activités auxiliaires, telles que

• L’obtention de la carte nationale de services (CNS) qui permet d’accéder à de nombreux services numériques de l’administration publique dédiés aux entreprises.
• Ouverture d’un courrier électronique certifié (PEC) afin d’envoyer des communications officielles avec preuve ou réception ;
• Demandez une signature électronique et un SPID, qui peuvent être utiles pour signer officiellement des documentsen ligne ou accéder à de nombreux sites web gouvernementaux.